업무 시작하기 전의 메모
먼저 머릿속을 정리한 후 메모한다.
자신만의 정리 방법이 없다면 다음과 같은 순서로 “처리할 일”의 리스트를 작성해 보자.
1) 먼저 큰 종이에 자신의 기분이나 심적 상태를 적는다. 어느 정도 일을 소화할 수 있는지를 체크하는 일이다.
2) 날짜, 요일, 시간을 큰 글씨로 적고 , 요일 별로 평소의 업무를 적는다.
3) 해야 할 일이 무엇인지 적는다
4) 그 아래에는 그 일을 지금 해야 하는지, 아니면 오후에 해도 좋은지를 적는다.
5) 일을, 정리함으로써 머릿속이 정리된다.
※업무를 시작하기 전에 우선 그날 할 일을 “처리할 일”리스트로 작성하면서 정리해 보자.
일의 우선 순위를 정한다.
기본적으로 스케쥴을 계획할 때는 달력을 보면서 한다.
몇 가지 요령을 살펴보도록 하자.
1)자신이 할 수 있는 업무량이나 수준을 고려하여 일정을 잡는다.
-처리할 일
＊A 프로젝트 기획서 쓰기(오늘), ＊오전 중에 K업체 제안서 택배 보내기(오늘)
＊L업체 방문, ＊어머니 생신 챙겨 드리기 (오늘), ＊관리비 납부
＊교통비 청구 (오늘), ＊B프로젝트 기획서 쓰기
2) 반드시 우선순위를 정한다.
-처리할 일
1. 어머니 생신 챙겨 드리기(오늘)
2. 교통비 청구(오늘)
3. 오전 중 K업체 제안서 택배 보내기 (오늘)
4. A프로젝트 기획서 쓰기 (오늘)
L업체 방문
관리비 납부
B프로젝트 납품 확보
3) 업무가 변경되거나 스케줄이 확정되지 않는 등 예측할 수 없는 일에 어느 정도 여유를 두어야 할지 생각한다.
L업체 방문 – 이번 주 내로
관리비 납부 – 이번 달 말로
B 프로젝트 납품 확인 – 내일
일이 많은데 머릿속이 복잡할 때 여러분은 어떤 방법을 사용했나?? 기본적으로 스케줄을 기획할 때는 달력을 보면서 하게 된다. 할 수 있는 업무량, 우선 순위 예측할 수 없는 일에 대한 여유 등을 고려하면 좀 더 쉽게 정리할 수 있다.
효율성을 높여주는 메모
자신만의 도표를 완성하라. 업무에 관한 메모를 할 때 도표를 활용하면 업무 상황을 한눈에 파악하여 알기 쉽다. 결정된 사항에 대하여 다음 항목을 확실하게 메모해야 한다.
여러분은 회의가 끝난 후 회의사항에 대해 막힘 없이 대답할 수 있나? 회의에서 결정된 사항은 육하원칙에 따라 정확하게 메모해야 한다. 특히 결정된 내용, 언제까지, 누가, 해야 할 일 이 네 가지 사항을 정확하게 전달할 수 있도록 메모해야
한다.
협상할 때의 메모
협상할 때도 기호와 암호를 사용하는 것이 편한 방법이다. Y, O등 해당하는 사람의 이름 이니셜로 표시하면 나중에도 알기 쉽다. 발언 내용은 모두 적지 말고 중요 단어만 표기합니다.. 글로 쓰기 어려운 내용은 그림으로 표현하여 시간이 흐른 후에도 어떤 아이디어가 있었는지 한눈에 알 수 있다.
보고서를 위한 메모
1.무엇을 위한 세미나이었나
2. 성과는 어떠했었나
정확한 보고서는 가치는 없다. 세미나나 연수 회의에서는 직접 메모하는 것도 좋지만 , 나누어 주는 자료에 직접 기입하는 것이 더 좋다. 중요한 내용에는 표시를 해 두고 다음 요령을 꼭 기억하여야 한다.
Check 1 : 세미나의 목적과 내용
Check 2 : 구체적인 성과
Check 3 : 주요 출석자와 그들의 발언 내용
Check 4 : 느낀 점
무엇보다도 보고서는 단번에 “목적과 성과 “을 알 수 있도록 작성한다. 따라서 메모할 때도 목적과 성과를 의식하여 메모하는 것이 중요하다. 따로 메모하는 것보다 나누어 주는 자료에 직접 기입을 하고 세미나의 목적과 내용, 구체적인 성과,
주요 출석자와 그들의 발언 내용, 느낀 점을 나누어 처리한다.
여러 내용 중에서 자신은 어떤 점에 감명받았으며 또한 어떤 성과를 얻었나?라는? 점을 다루지 않은 보고서는 단순한 요약에 지나지 않는다, 꼭 자신의 느낀 점을 꼭 작성하도록 한다.
기획서를 위한 음성 메모
녹음된 내용을 듣고 정리하는 능력을 키운다. 그럼 녹음하는 방법과 그 내용을 가지고 다시 글로 정리하기 위해서는 어떻게 하는 것이 좋을지 알아보자.
1) 편하게 말할 수 있는 것부터 한다.
2) 녹음한후에 제대로 들어 본다.
3) 처음에는 제목을 붙인다.
4) 제목마다 녹음된 말을 글로 적는다.
처음부터 녹음을 잘 하려면 잘 안됩니다. 편하게. 말을 할 수 있는 것부터 시작한다. 녹음을 한 뒤에는 “신제품 이름에 관하여”, “시장규모 조사”등의 제목을 붙여 두는 것이 나중에도 찾기가 쉽다.
제목을 붙였다면 한번은 처음부터 끝까지 들어 보세요, 잘못된 부분이나 누락된 부분이 있다면 다시 한 번 녹음하거나 자신의 생각을 적어 둔다. 이렇게 정리하다 보면 녹음기는 필요 없게 되고, 문장 능력도 강화되어 결과적으로 메모를 잘할 수 있게 된다.
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