업무상황에 맞는 메모를 찾아라
상사와의 관계, 비즈니스 문서, 계획 일정 변경을 위한 메모의 방법에 대해 알아보고 업무를 끝날 때의 메모 방법까지 알아보고 사용해보자. 분명 메모를 통해 업무상황이 변화하는 자신의 모습을 확인할 수 있을 것이다.
상사를 대할 때의 메모
상사가 다음과 같이 지시했습니다. 여러분은 어떻게 메모할 것인가?
“소 자본 창업에 대하여 벤치 마킹 후, 경쟁력 있는 아이템을 기획하라
＊소자본 창업?, 벤치 마킹?, 창업 아이템 기획
＊최종 보고날짜?
＊음식 의류 등 어떤 분야?
＊투자비용?, 자기 비용, 대출
＊규모(평수는?)
○상사가 지시한 명령에 대한 주제를 적고, 여러 가지 의문점이나 아이디어를 같이 메모한다.
＊상사가 지시한 내용을 그대로 받아 적습니다. 하지만 이러한 행동만으로는 아무런 의미가 없다.
만약 상사가 “소 자본 창업에 대해 벤치마킹하고, 경쟁력 있는 창업 아이템을 기획하라”라고 지시
했을 때 당신은 어떻게 메모할 것인가?
★ 상사가 업무지시를 할 때의 메모
1. 요점만 적지 말고 지시한 내용, 기한, 목적 등 팀장이 지시하는 바로 앞에서 빠짐없이 메모한다.
2. 다른 내용으로 지시를 내릴 때 메모를 보면서 전에는 이렇게 하라고 지시하셨는데 그 내용을 변경하라는 말씀이지요?라고 되묻는다.
상사가 되었을 때의 메모
※부하직원을 파악하라
부하직원을 통솔하려면 부하직원의 행동 유형을 파악하고 어떻게 명령해야 효과적인지 생각해 보아야 한다.
1. A 프로젝트를 이번 주 내로 00원에 해결하세요
2. 앞으로 좀 더 분발하세요
○ 이번에는 반대로 여러분이 상사일 경우를 살펴보도록 하자. 부하직원을 통솔하려면 먼저 그들의 행동을 메모해 보자
부하직원이 다섯 명이라면 같은 지시를 내렸을 때라도 반응이 각각 다르다. 이런 차이를 메모해 놓으면 직원의 행동 습관이나 경향을 파악하게 되고, 상대방이 수긍할 수 있는 방법으로 지시할 수 있다.
※부하직원이 메모하지 않을 때
부하직원이 메모하지 않아서 일을 잘 처리하지 못한다면 다음과 같은 방법을 사용해 보자.
＊ 부하직원의 기본사항을 파악하라.
＊메모할 수밖에 없는 환경을 만든다.
＊대 여섯 가지를 한꺼번에 지시한다.
이제 부하직원의 기본사항을 파악하셨나요? 부하직원 중에는 메모에 서툰 사람, 하지 않는 사람, 다양한 사람들이 있다.
하지만 메모하지 않아서 일 처리가 되지 않는 부하 직원이라면 메모할 수밖에 없는 환경을 만들어 보세요. 먼저 부하직원이 해야 할 일을 모아 두었다가, 한꺼번에 대 여섯 가지를 지시하세요. 그럼 모두 기억하기가 힘들기 때문에 메모할 수 밖에 없게 된다.
비즈니스 문서를 작성할 때의 메모
편지나 비즈니스 문서도 메모에서 시작된다.
편지나 비즈니스 문서를 작성할 때도 처음부터 문서를 작성하는 것보다 메모부터 시작하는 것이 좋다.
중요한 것은 “전달하려는 내용”을 빠짐없이 적는 것이다.
어떤 항목이 있는지 체크해 보자.
■견본이 되는 비즈니스 문서
■상대방의 이름, 명함, 직위, 프로필을 메모할 것
■전하고 싶은 내용을 항목별로 적을 것
■자신의 기분과 심정, 상대방과의 관계를 단어나 짧은 문장으로 적는다.
※4 항목 모두 해당한다.
이 단계에서는 문장이나 문맥에 신경 쓰지 않고, 전달하려는 내용을 빠짐없이 적는 것이 중요하다.
편지나 비즈니스 문서를 작성할 때도 처음부터 문서를 작성하는 것보다 메모부터 시작하는 것이 좋다.
여기서의 메모는 “초고(初 稿)”가 아니고 무엇을 누구에게 어떤 식으로 전달할지를 쓰는 것이다.
문장이나 문맥보다는 전달하려는 내용을 빠짐없이 적어야 한다.
어떤 것들이 있는지 체크해 보자.
다 쓴 후에는 소리 내어 읽는다
전달하려는 내용을 빠짐없이 정리했다면 다음과 같이 문서를 작성한다.
견본 문서 중 사용할 만한 부분에 표시하고 그 부분을 인용한다.
그것을 기초로 상대방이 지금 이 편지나 문서를 읽는 장면을 상상하며 적는다.
준비한 메모를 보면서 상대방의 입장이 되어 쓴다.
정리한 문장 구성을 한번 더 정리하여 완성된 문장을 만든다.
다 쓴 후에는 처음부터 끝까지 소리 내어 읽어 본다.
“전달하려는 내용”을 다 정리했다면 견본이 되는 비즈니스 문서를 토대로 문서를 작성한다.
1. 견본 문서 중 사용할 만한 부분을 인용한다.
2. 그것을 기초로 상대방이 이 문서를 읽는 것을 상상하며 적습니다.
3. 준비한 메모를 보고 상대방의 입장이 되어 작성한다.
4, 전체의 문장 구성을 정리하며 완성된 문장을 만든다.
이렇게 문서 작성이 끝나면 처음부터 끝까지 소리 내어 읽어 보자.
소리 내어 읽었을 때 막힘 없이 자연스러우면 된다.
Schedule이 변경되었을 대 메모
○ 변경된 흔적을 남겨둔다.
메모할 때는 지우개를 사용하지 말고 변경된 부분만 긋고 아래 다시 적는다.
＊K 씨의 부재로 A 씨에게 전달
Schedule이 변경된 경우라도 나중에 다시 읽을 때 변경사유를 알 수 있도록 지우개로 지우지 않는 것이 좋습니다.
삭 선을 긋고 아래에 다시 적는 것이 좋다.
업무 끝날 때의 메모
오늘 할 일과 내일 할 일을 체크한다.
업무를 끝 날 때 하는 메모는 다음날 하루의 일정을 짜는 메모와 같다.
하루 일과를 메모로 마무리해 보자.
1. 오늘 할 일을 다른 사람을 도와준 일을 항목 별로 적는다.
2. 주의사항과 꼭 기억해야 할 일을 눈에 띄도록 다른 색상의 펜으로 적는다.
3. 내일 할 일을 다른 종이에 적고, 오늘 할 일을 그 위에 덧 붙인다.
4. 매일 반복하면 일의 흐름을 알 수 있게 된다.
업무를 끝날 때 하는 메모는 다음 날 하루의 일정을 짜는 메모가 된다.
먼저 오늘 할 일을 항목 별로 적고, 꼭 기억해야 하는 일을 다른 색상에 펜으로 적는다. 내일 할
일은 다른 종이에 적고 오늘 할 일을 그 위에 덧 붙인다.
이 작업을 매일 반복하면 자연스럽게 일의 흐름을 알 수 있고 해야 할 일을 잊어버리는 실수도 하지 않게 된다.
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