전화 통화를 위한 메모
전화를 받을 때는 그 전화 용건에 집중한다. 전화 통화 시 메모 방법, 전화를 받을 때와 걸을 때로 나누어서 살펴보도록 하자. 먼저 전화를 받을 경우를 먼저 알아보자.
전화를 연결하지 마라 → 이번 주 x요일까지 반드시 가부를 결정 해 연락하겠다.→ 사고를 순식간 바꾼다. → 전화를 받을 때는 그 전화에 집중하고 통화가 끝난 즉시 하던 일에 열중한다.
한창 바쁘게 일을 할 때나 회의 중에는 전화를 연결하지 말라고 부탁할 수 있지만 항상 전화를 연결하지 말라고 부탁할 수 있지만, 항상 전화를 안 받을 수만은 없다.
정보를 정리하는 메모
귀로 들은 정보도 손으로 메모한다.
텔레비전을 보거나 라디오를 듣다가 우연히 여러분이 원하는 정보를 얻었을 때 어떻게 메모하는 것이 좋을까?
1) 녹음기를 사용한다.
2) 구체적인 숫자나 단어로 기록한다.
4월 2일 Pm 3시
T·V MBC
메모를 생활화하자.
02-123-1234
TV을 보거나 라디오를 듣다가 우연히 여러분이 원하는 정보를 얻을 때 어떻게 메모하는 것이 좋을까?
가장 좋은 방법은 녹음기나 IC 레코더를 사용하여 말로 녹음해 두는 것이다.
하지만 반드시 문서화하는 작업이 필요로 한다.
정보를 얻은 매체, 방송국, 날짜와 시간 연락처 등 구체적인 숫자나 단어로 기록해야 한다.
비즈니스맨에게 신문은 아주 중요한 정보이다. 그냥 훑어보는 것보다는 관심 있는 기사를 스크랩 해 두면 좋다. 하지만 관심만으로는 스크랩하는 것이 쉽지는 않다.
특정한 방법이 없다면 여러분도 다음 소개하는 방법을 사용해 본다.
먼저, 주제별로 파일 상자를 준비합니다. 주제나 특성에 따라 준비하는 개수는 달라질 수 있다.
준비가 되었다면 각 상자에 주제를 적어서 구분해 두는 적이 좋다.
그럼 오려 둔 기사를 그때그때 파일 상자에 보관합니다. 마구 넣으면 구분이 안될 수 있으며 자료를 입수한 날짜를 기입한다.
이때 키워드나 감상을 여백에 적는 것도 좋다.
이렇게 모아진 자료는 한 달에 한 번 정도 따로 시간을 내어 정리한다.
나중을 위해 같은 크기로 복사해 두는 것도 한 방법이다.
그럼 멋진 스크랩 자료가 만들어지게 된다?
강연회나 세미나에서의 메모
대화 내용을 모두 메모하지 마라
강연화나 세미나에서 메모하는 사람, 그냥 듣기만 하는 사람이 있다.
여러분은 어떤 사람입니까?, 어떤 메모가 효과적 일까?
※인간은 망각의 동물이다.
강의자가 이야기한 내용에 대해 고개를 주 억 거리며 감탄해도 메모해 두지 않으면 나중에 무슨 말인지 몰라 고개를 갸웃거리게 된다. 업무, 생활과 관련된 일, 관심 있는 일은 메모한다.
※일일이 모두 메모하지 마라
장황한 이야기를 전부 모으려다 보면 핵심이 불분명해진다.
업무, 생활과 관련된 일, 관심 있는 일만 메모한다.
발표할 때도 메모가 필요하다
여러분이 발표를 하게 되더라도 자신을 컨트롤할 수 있는 메모가 필요하다.
어떤 식으로 메모할 수 있을까?
1. 여러 장의 그림으로 메모한다.
2. 요점이 되는 한 마디를 2 ~ 3 회 반복한다.
돌에 박혀 있는 다이아몬드는 그것을 제대로 가공할 수 있어야만 인정받을 수 있다.
직장에서든 집에서든 종종 발표 기회를 갖게 된다. 하지만 정해진 시간에 비해 이야기가 너무 길어서 시간을 초과하거나 , 반대로 너무 빨리 되어 시간이 남게 되는 경우를 겪어 본다.
이러한 문제점을 해결하기 위해서는 자신을 컨트롤할 수 있는 메모가 필요하다.
발표의 내용을 하나의 이야기라고 생각하고 여러 장의 그림으로 구성해 보자. 문장으로 쭉 작성한 경우 내용이 좋지 않으면 중간에 고칠 수 없어 결과가 좋지 않다.
두 번째는 요점이 되는 한 마디를 한 장에 메모하세요.
요점을 2 ~ 3회 반복하면 각 주제마다 개성 있게 이야기할 수 있다.
전달할 때의 메모
담당자가 부재 중일 때 다른 사람 대신 전화를 받아 말을 전하거나, 동료 대신 회의를 참가할 때가 있다. 내용을 정확하게 전달하기 위해서는 어떻게 메모해야 하는지 알아보자
먼저, 통화한 날짜와 시간, 통화한 사람의 회사와 부서, 이름을 정확하게 적는다. 용건은. 간결하고 정확하며, 알기 쉽게 작성해야 한다.
또한 전화가 왔다는 사실만 전하면 되는지 아니면 담당자가 먼저 전화하기 바라는지 급한 용무인지를 확인한다. 하지만 규격화된 메모지로는 상황을 알기 힘들다. 화가 난 상태인지, 서두르는 느낌인지 상대방의 분위기를 메모해 두어 전달하면 정확한 전달이 가능하게 된다.
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